Casi nadie duda a estas alturas de que el correo electrónico se ha convertido en un medio de comunicación vital, que relegó en su momento a otros como el fax, el correo postal o el telegrama, y que la mayoría de las personas utilizamos a diario para contactar con nuestros amigos, familiares, compañeros de trabajo…
Sin embargo, a pesar de esta importancia, muchas personas tienden a relajar su escritura cuando se comunican por esta vía, quizá por la rapidez e inmediatez con la que a veces se produce la comunicación, quizá porque en muchas ocasiones se utiliza en contextos informales en los que se rebajan las exigencias de calidad y corrección. Parece que existiera una falsa creencia de que es el soporte el que condiciona la redacción y no el tipo de texto que hemos de escribir en cada momento, ¡nada más lejos de la realidad!
Cualquier texto, independientemente del medio que vayamos a utilizar para difundirlo (página web, carta, blog, correo electrónico…) ha de estar escrito según las normas ortográficas y gramaticales de la lengua española, y de ello dependerá en gran parte el éxito de la comunicación y la actitud con la que los destinatarios concluyan la lectura de nuestros mensajes (credibilidad, confianza…). Te aconsejo la entrada Escribir bien para triunfar con tu blog.
Veamos a continuación algunas sugerencias o criterios para redactar bien un correo electrónico:
– Cuida lo que escribes en el asunto. En este medio, el asunto equivale al título o titular, este será el resumen o síntesis del contenido del correo y de él dependerá en gran medida lo que harán los destinatarios con el mensaje (abrirlo a la primera, borrarlo directamente, dejarlo abandonado en la bandeja de entrada…). ¡Ojo!, no escribas punto detrás del asunto: es incorrecto.
– Trata de ser breve: si puedes comunicar algo con menos palabras, ¡hazlo! Recuerda que ser formal no es sinónimo de ser enrevesado y revisa siempre tus textos antes de enviarlos para intentar reducir todo aquello que sea superfluo o prescindible.
– Saluda con la corrección que exige cualquier escrito formal. Algunos aspectos de la ortografía que conviene recordar aquí:
a) Los vocativos han de quedar separados por comas del resto del enunciado. Correcto: Hola, Berta o Buenos días, Juan. Incorrecto: Hola Berta, Buenos días Juan.
b) En el caso de utilizar Hola, Berta, recuerda que las interjecciones (hola lo es) siempre han de quedar aisladas entre comas. Por tanto, si te olvidas la coma, estarás cometiendo un error doble.
c) Si vas a dirigirte a alguien desconocido, puedes usar la fórmula «Estimado señor/ a». En el cuerpo de texto podrás abreviar el tratamiento («sr./ sra.»), pero no lo hagas en la fórmula de saludo.
c) Detrás del saludo se escriben dos puntos (¡no coma!, lo cual sería un calco del inglés) y en el párrafo siguiente se comienza con inicial mayúscula.
Correcto: Hola, Berta:
Que tengas un buen día…
Incorrecto: Hola Berta,
Que tengas un buen día…
– Despídete cordialmente (sé agradecido) e intenta firmar tus correos. La firma debe ser simple y constar de los elementos básicos: nombre, organización y algunos enlaces relevantes (web, blog o perfil en alguna red social…), siempre que estos sean de interés para el tema del correo.
Ahora bien, ¿con qué signo de puntuación cerramos las despedidas? Las fórmulas breves del tipo un saludo, saludos, atentamente, besos, abrazos, etc., se cierran con una coma. Por el contrario, para las fórmulas más elaboradas utilizaremos el signo que correspondiera si escribiéramos todo junto: (Reciba un cordial saludo de Berta Carmona), es decir, no habría que escribir ni coma ni punto detrás de la preposición de.
Ten en cuenta también que detrás de la firma (de tu nombre) no has de escribir punto.
– Presta atención a los aspectos formales:
– Se aconseja que la grafía sea homogénea: utilizar el mismo tipo de fuente (preferibles las más legibles como Verdana, Arial, Tahoma o Helvetica, por ejemplo), tamaño y color…
– No abuses del subrayado, la negrita, cursiva… ya que afectan mucho a la correcta legibilidad. Utiliza este recurso lo justo para señalar o destacar lo más importante del texto.
– El contenido debe estar ordenado y equilibrado con el objetivo de facilitar la lectura: párrafos y frases breves y sencillos, ideas separadas por bloques, blancos de separación entre párrafos, usar viñetas y listas, etc.
– Cuidado con el uso de mayúsculas (en internet equivalen a gritar).
Por supuesto, cualquier sugerencia para escribir mejor en general te será de utilidad para optimizar la redacción de tus correos, te invito a leer mi entrada Redactar para que te lean.
Por último, recordar que un escrito de calidad ayuda en gran medida a lograr el objetivo de la comunicación: si vas a solicitar un ascenso, si estás buscando trabajo y constantemente tienes que contactar con multitud de empresas, si quieres declarar o confesar algún sentimiento esencial… cuida la redacción y la actitud de tu lector será más positiva. ¿Crees que me he olvidado algo? ¿Detectas alguna errata en este texto? Tus comentarios serán de gran utilidad para seguir creciendo y mejorando, ¡gracias!
Entrada modificada y actualizada el día 16/09/2014.